Tủ sắt,trong mỗi văn phòng hiện đại trở thành vật dụng không thể thiếu giúp lưu trữ và bảo quản các hồ sơ, báo cáo ngăn nắp và an toàn. Biết cách quản lý và sắp xếp tủ đựng tài liệu một cách khoa học sẽ tạo điều kiện cho các nhân viên tra cứu, tìm kiếm nhanh chóng và làm việc hiệu quả hơn.

Chỉ lưu trữ các tài liệu cần thiết

Dù bạn có sắm tủ sắt to đến mấy cũng không thể lưu trữ tất cả các hồ sơ, báo cáo, công văn, giấy tờ từ năm này qua năm khác. Thêm vào đó, có quá nhiều văn bản lộn xộn sẽ rất khó quản lý và tìm kiếm mỗi khi cần đến.

Vì thế, bạn nên loại bỏ những tài liệu không còn giá trị sử dụng, chọn lọc tài liệu cần thiết, quan trọng và lưu trữ trong tủ. Hoặc bạn có thể lưu trữ hồ sơ, báo cáo của các năm trước vào đĩa CD-ROM để dễ dàng tìm thấy mỗi khi cần đến.

Chỉ lưu trữ tài liệu cần thiết trong tủ

Xếp các tài liệu liên quan một chỗ

Bạn nên chia tủ văn phòng thành từng khu vực riêng biệt để sắp xếp các tài liệu có liên quan với nhau sẽ giúp việc kiểm tra, tìm kiếm tiện lợi và nhanh chóng. Ví dụ: Các báo cáo, số liệu, bài thuyết trình, bản kế hoạch của một dự án cụ thể nên để trong một thư mục riêng thay vì gộp vào một thư mục lớn với các dự án khác.

Chia thành thư mục nhỏ để dễ quản lý

Nếu bạn có một số lượng lớn các tập tin trong một thư mục hoặc nhiều thư mục con trong thư mục chính thì nên chia chúng thành các nhóm nhỏ, cụ thể hơn. Ví dụ: Bạn có thể chia thư mục “Kế hoạch kinh doanh” thành các thư mục con như “ Kế hoạch kinh doanh 2013”, “Kế hoạch kinh doanh 2012” hay “Kế hoạch kinh doanh 2011”… Bằng cách chia thành các thư mục con một cách hợp lý sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm ra tài liệu mỗi khi cần.

Sắp xếp tài liệu một cách khoa học

Khi sắp xếp tủ tài liệu, bạn nên sắp xếp một cách khoa học theo thứ tự thời gian, mẫu tự hoặc tính chất hồ sơ.  

Sắp xếp tủ tài liệu khoa học sẽ giúp việc tìm kiếm tiện lợi hơn

- Theo thời gian: Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, năm hoặc quý dựa theo thời gian mà nó phát sinh. Bạn cần ghi chú cẩn thận thời điểm để dễ dàng tìm kiếm.

- Theo mẫu tự: Đó là sắp xếp theo bảng chữ cái (A, B, C…), trong từng mẫu tự lại được chia theo thứ tự nhỏ hơn. Ví dụ: Mẫu tự B sẽ có Báo cáo thu nhập – Báo cáo lợi nhuận – Bảng cân đối kế toán – Báo cáo lưu chuyển tiền tệ…

- Theo tính chất hồ sơ: Bạn có thể sắp xếp tủ tài liệu thành các khu vực như Hồ sơ thường – Hồ sơ mật – Hồ sơ tối mật hoặc Hồ sơ chưa giải quyết – Hồ sơ đang giải quyết – Hồ sơ đã giải quyết xong.

Lưu tài liệu vào đĩa CD-ROM

Việc scan các tài liệu, đánh số và lưu vào đĩa CD-ROM sẽ giúp bạn lưu trữ được khối lượng hồ sơ, báo cáo mà không chiếm nhiều diện tích trong tủ tài liệu. Nhờ đó, tài liệu của bạn được đảm bảo an toàn, dễ tìm kiếm và tiện lợi khi sử dụng.

Tủ hồ sơ văn phòng